Cara mengatur ruang kerja secara efektif
Alexandra Savina
Sebagian besar hari kita habiskan di tempat kerja, apakah kantor atau rumah kantor. Namun, kita sering mengorbankan kenyamanan kita sendiri dan jarang berpikir tentang bagaimana ruang di sekitar kita memengaruhi kita. Jika Anda merasa bahwa Anda tidak punya waktu dan terperosok dalam banyak tugas, mungkin saja masalahnya ada di tumpukan kertas yang belum dirangkai di atas meja di mana tidak mungkin menemukan apa pun. Kami berbagi kiat yang akan membantu Anda mengatur tempat kerja dengan lebih baik agar bekerja lebih produktif.
Singkirkan kelebihan
Sebelum Anda mulai mengatur ulang tempat kerja, Anda harus membuang semua yang tidak perlu. Bahkan jika Anda bekerja lebih produktif di meja yang tidak bersih, menyingkirkan apa yang tidak membawa kebaikan tidak akan merugikan. Ini berlaku untuk semuanya: kertas kerja, dan alat tulis, dan hal-hal lain - coba lakukan seminimal mungkin. Buang dalam darah dingin apa yang tidak membantu Anda dalam pekerjaan Anda: beberapa hal yang berkesan dan foto favorit dalam bingkai tidak akan mengganggu, tetapi jika mereka jauh lebih besar, mereka dapat mengambil bagian serius dari permukaan kerja.
Bersihkan pegas setiap beberapa bulan dan jaga kebersihannya secara teratur. Pilih jadwal yang paling nyaman untuk Anda sendiri (misalnya, 15 menit pada akhir setiap hari kerja atau satu jam pada hari Jumat) dan patuhi itu - akan lebih mudah untuk menjaga ketertiban, dan dokumen dan kertas tidak akan menumpuk di atas meja. Dan untuk menyingkirkan yang tidak perlu itu lebih mudah, selalu simpan tempat sampah di sebelah meja. Selain itu, pada akhir hari berguna untuk membersihkan meja dengan kain antibakteri.
Menangani kertas dan dokumen
Jujur saja: kertas - sumber utama sampah di desktop. Dan, meskipun kami semakin jarang bekerja dengan mereka, tidak banyak perusahaan yang sepenuhnya beralih ke manajemen dokumen elektronik. Agar alur lebih mudah, di atas meja Anda dapat memiliki dua baki atau dua folder - tergantung pada jumlah dokumen yang harus Anda tangani. Yang pertama, Anda perlu menambahkan semuanya baru: aplikasi untuk tanda tangan, surat yang belum dibuka, dan sejenisnya. Yang kedua, Anda perlu mengirim kertas yang Anda lihat dan yang harus ditangani nanti - sehingga tidak ada yang tersisa tanpa perhatian.
Untuk kertas yang tidak perlu Anda tangani sekarang, tetapi yang masih harus Anda bawa, lebih baik memiliki sistem penyimpanan tertentu. Itu tidak harus folder yang akrab: jika Anda tidak memiliki banyak ruang di atas meja, Anda dapat mencoba menggantung nampan khusus (misalnya, untuk menyimpan koran) di dinding. Catatan kecil, catatan, dan pengingat, bukan papan pembuka yang membosankan dapat digantung di kotak khusus. Terutama dokumen-dokumen penting dapat dipindai dan disimpan pada salinan komputer.
Pertimbangkan sistem pintasan dan sampah - mungkin cukup bagi Anda untuk hanya menandatangani folder, atau mungkin akan berguna untuk menandainya dengan warna untuk menemukan apa yang Anda butuhkan lebih cepat. Saat melipat kertas, tanyakan pada diri Anda apakah Anda benar-benar membutuhkannya dan apakah Anda akan menghubungi mereka di masa depan - sebagian besar dari apa yang kami simpan "untuk berjaga-jaga" yang tidak pernah kami gunakan. Cobalah untuk tidak memulai folder "Lainnya" atau "Lain-lain" - kemungkinan besar, seiring waktu Anda akan lupa apa sebenarnya yang ada di sana.
Cobalah untuk memperkenalkan prinsip "Kertas - tindakan". Jangan biarkan dokumen dan catatan hanya berbaring di atas meja, anggap itu sebagai tindakan yang perlu Anda lakukan: misalnya, kartu nama tempat nomor telepon ditulis adalah kesempatan untuk membuat kontak baru pada ponsel cerdas atau membuat catatan di buku harian bahwa Anda memerlukan seseorang untuk memanggil
Gunakan kotak dan alat penyimpanan lainnya.
Setelah Anda berurusan dengan kertas, perhatikan item lain di desktop Anda. Dengan cinta apa pun yang Anda pilih alat tulis, lebih baik tidak menyimpannya sepanjang waktu di atas meja, dan dapatkan sesuai kebutuhan - sehingga akan ada lebih banyak ruang dan lebih sedikit debu. Untuk hal-hal kecil, Anda dapat, misalnya, menggunakan tatakan gelas. Dalam kotak atau wadah terpisah, ada baiknya Anda meletakkan apa yang tidak sering Anda gunakan: misalnya stroke, kalkulator atau pita perekat.
Kotak, folder, dan wadah penyimpanan tidak mahal (bisa ditemukan di IKEA yang sama), tetapi mereka akan membantu menggunakan ruang kerja dengan lebih efisien - baik di kantor maupun di rumah. Pilih yang tahan lama yang akan bertahan lama - dan jangan lupa untuk memikirkan sistem label dan sampah, seperti halnya kertas.
Jaga kabel tetap rapi
Untuk membuat desktop terlihat lebih bersih, Anda harus menyembunyikan kabel dan kabel ekstensi: Anda dapat membeli wadah khusus, atau Anda dapat membuatnya sendiri - dari kotak sepatu. Jika tidak ada banyak ruang dan tidak ada tempat untuk menyembunyikan kabel, Anda setidaknya harus mengikatnya dengan lembut sehingga tidak mengganggu dan tidak bingung.
Sortir file di komputer
Poin penting lainnya dalam organisasi ruang kerja adalah penyortiran file di komputer. Jika Anda belum melakukannya, sisihkan satu atau dua jam untuk mengatur dokumen dengan cara baru: menakutkan untuk dilakukan, tetapi kemudian Anda akan berterima kasih kepada diri sendiri. Seperti halnya kertas biasa, sistematisasi dan label yang sesuai untuk Anda sangat membantu. Jika Anda sering harus bekerja dengan versi berbeda dari dokumen yang sama, ada baiknya mempertimbangkan sistem penamaan yang dapat dimengerti oleh semua karyawan yang mengerjakan tugas tersebut. Selain itu, nama setiap versi baru, Anda dapat menambahkan tanggal dan, jika perlu, waktu - akan sangat mudah untuk memahami kapan perubahan terakhir dibuat, dan membandingkan versi.
Folder yang tidak Anda butuhkan saat ini, tetapi akan berguna di masa depan, Anda dapat mengarsipkan - sehingga akan lebih mudah dinavigasi. Salinan dokumen yang paling berharga harus disimpan di layanan cloud - untuk berjaga-jaga.
Atur ruang penyimpanan ekstra.
Nasihat ini diperlukan terutama bagi mereka yang bekerja dari rumah, dan tidak hanya dengan dokumen, tetapi juga dengan bahan yang lebih banyak: jika Anda meninggalkan kertas di atas meja untuk akhir pekan di kantor, itu tidak begitu menakutkan, maka di rumah Anda ingin ruang menjadi sebersih mungkin. Tidak semua orang memiliki kantor terpisah atau area kerja besar, tetapi dalam hal ini ada jalan keluar. Anda dapat menambahkan rak gantung di atas meja atau mengatur penyimpanan tambahan di bawahnya.
Bagilah tempat kerja menjadi beberapa zona
Ini adalah teknik yang berguna yang akan membantu Anda mengatasi lebih efektif dengan beragam tugas: ambil tempat untuk bekerja di komputer dan area terpisah untuk tugas yang dapat diselesaikan tanpa itu - dengan dokumen cetak atau, misalnya, bertukar pikiran dengan buku catatan di tangan Anda. Bahkan jika Anda memiliki meja kecil, Anda masih dapat membuat zona ruang: itu sudah cukup, misalnya, untuk pindah ke sisi lain atau duduk di sofa umum.
Jika Anda bekerja dari rumah, sangat penting untuk mengalokasikan ruang terpisah untuk bekerja (bahkan jika itu adalah bagian dari meja dapur atau meja lipat kecil). Ini terutama diperlukan untuk memisahkan pekerjaan dan kehidupan pribadi (bekerja dari rumah mungkin sulit untuk beralih dari satu mode ke mode lainnya), tetapi ini dapat berguna dari sudut pandang yang lebih praktis. Misalnya, penting untuk memiliki komputer kerja terpisah yang tidak akan didekati oleh anak-anak dan yang tidak akan rusak pada saat yang paling tidak pantas.
Pertahankan semuanya
Kami pikir Anda tetap menerapkan prinsip ini, tetapi akan berguna untuk mengatakannya lagi. Saat mendirikan kantor rumah, mengatur ruang dan menentukan di mana satu atau hal lain akan terletak, mulailah terutama dari bagaimana alur kerja disusun. Hal-hal yang paling penting harus selalu ada, jika tidak dipandu oleh bagaimana Anda menggunakan benda - misalnya, menyimpan kertas di dekat printer, dan stiker - di dekat area tempat Anda biasanya bekerja dengan dokumen atau membaca buku yang diperlukan untuk bekerja.
Jaga hal-hal yang membuat Anda merasa lebih baik.
Memikirkan ruang kerja, jangan lupa tentang kenyamanan - juga dalam hal-hal kecil. Sangat penting untuk memilih kursi yang nyaman sehingga tidak ada rasa sakit di bagian belakang dan leher, untuk menjaga pencahayaan yang cukup (jika gelap di kantor, membeli lampu meja) dan hal-hal lain yang dapat membuat pekerjaan kantor lebih baik - misalnya, bantal di bawah pergelangan tangan, yang membantu mencegah munculnya sindrom terowongan, atau pijakan kaki, yang meringankan beban pada punggung dan leher.
Jangan makan di meja Anda
Meskipun saran ini tidak berhubungan dengan organisasi ruang, tetapi dengan organisasi proses kerja, dan tampaknya jelas, mereka masih sering diabaikan - tetapi sia-sia. Saat makan di meja Anda, Anda bisa makan lebih banyak tanpa disadari (saat kita sibuk, kita tidak memperhatikan seberapa banyak yang kita makan, bahkan jika kita tidak lapar, dan seringkali kita memilih bukan camilan yang paling berguna). Selain itu, istirahat makan siang (walaupun kecil) akan membantu mengalihkan perhatian dari bisnis dan kembali kepada mereka dengan kekuatan baru.
Jika mengemil di meja Anda tidak bisa dihindari, pilih makanan yang tidak hancur, tumpah atau ternoda (mengguncang remah-remah dari keyboard atau menumpahkan sup pada laptop yang bekerja adalah prospek yang menyedihkan), cobalah untuk berhati-hati dan tidak mengganggu orang lain (aroma makanan yang kuat dapat menjadi tidak menyenangkan bagi rekan kerja), bersihkan dirimu dan pastikan untuk membersihkan meja setelah makan malam.
Foto: CB2, Blu Dot, IKEA, Toko Desain MoMA