Spurt terakhir: Cara cepat menangani urusan kerja
alexander savina
Pada akhir minggu (dan pada akhir tahun juga) satu-satunya keinginan kami adalah dengan cepat menangani pekerjaan dan akhirnya mulai beristirahat. Ada banyak sekali buku dan manual tentang manajemen waktu - untuk menemukan yang cocok untuk Anda tidaklah sulit. Bagi mereka yang belum siap untuk secara serius mempelajari masalah ini, kami telah mengumpulkan beberapa tips dan trik yang akan membantu untuk mengatasi urusan kerja lebih cepat dan membuat Anda lebih produktif.
Jangan mencari multitasking
Saran sederhana yang benar-benar diikuti beberapa orang: untuk mengatasi tugas dengan cepat dan baik, lebih baik melakukannya sendiri dan, jika mungkin, hilangkan semua gangguan. Tidak semua orang dapat berkonsentrasi dengan baik pada beberapa hal pada saat yang sama, terutama jika masing-masing dari mereka memerlukan perendaman dan perhatian - karena ini, kualitas kerja menderita.
Ruang obrolan kerja, pesan instan, e-mail - semua ini sangat mengganggu. Pikirkan tentang bagaimana Anda dapat menghilangkan gangguan - misalnya, jangan langsung merespons, segera setelah pemberitahuan tentang pesan baru muncul, catat tugas pihak ketiga yang muncul selama pekerjaan untuk menyelesaikannya nanti, atau kelompokkan tugas serupa dan sisihkan waktu di siang hari untuk menyelesaikannya. mereka. Yang terakhir akan memungkinkan lebih sedikit gangguan - tidak perlu membangun kembali dari satu jenis tugas ke yang lain. Untuk mengikuti prinsip ini, diperlukan disiplin dan daya tahan serius - tetapi hasilnya tidak akan lama.
Rencanakan hari kerja Anda
Daftar yang harus dilakukan adalah teknik sederhana yang membuat pekerjaan lebih mudah: Anda dapat memperkirakan jumlah tugas aktual dan menetapkan tenggat waktu yang realistis untuk diselesaikan. Tidak peduli seberapa besar Anda ingin meyakini yang sebaliknya, tetapi semua tugas memiliki tingkat kepentingan yang berbeda - jadi, ketika merencanakan pekerjaan Anda, tetapkan prioritas. Pertimbangkan jam berapa hari Anda paling produktif, dan cobalah untuk menyelesaikan tugas yang paling penting dan sulit saat ini. Misalnya, banyak orang lebih terbiasa memulai hari dengan memeriksa surat kantor mereka, tetapi ini tidak selalu merupakan solusi terbaik - jika Anda paling aktif di pagi hari sebelum Anda lelah dan kehilangan perhatian, lebih baik meninggalkan waktu ini untuk tugas-tugas paling sulit atau kreatif yang membutuhkan konsentrasi.
Rapat sering kali dapat istirahat sehari - misalnya, jika diadakan beberapa jam setelah dimulainya hari kerja, di mana Anda tidak punya waktu untuk menyelesaikan setidaknya satu tugas. Ketika merencanakan waktu Anda, pikirkan apakah Anda punya waktu untuk melakukan sesuatu sebelum dan sesudah pertemuan atau di antara mereka - mungkin lebih mudah untuk menunda pertemuan di pagi hari? Selain itu, pekerjaan tidak dapat diprediksi, dan Anda mungkin memiliki tugas yang tidak terduga setiap saat. Oleh karena itu, lebih baik bahwa rencana untuk hari itu tidak terlalu padat dan ada cukup waktu untuk kejutan - mengandalkan kerja terus menerus selama 5-6 jam.
Tetapkan tenggat waktu bagi diri Anda - dan kencangkan
Salah satu alasan mengapa kita tidak dapat mengatasi tugas dengan lebih cepat - tidak adanya tenggat waktu yang jelas: pekerjaan seringkali membutuhkan waktu yang dialokasikan untuk itu. Tenggat waktu untuk tugas-tugas sulit sangat penting: sangat sering kita mempersingkat dan menyusun tugas berdasarkan tugas yang sulit, karena tampaknya sangat besar bagi kita - tenggat waktu yang jelas membantu membuatnya lebih mudah dimengerti.
Untuk mulai dengan, cobalah untuk mengurangi pekerjaan pada tugas yang biasanya Anda habiskan beberapa jam, selama setengah jam - mungkin Anda sendiri tidak akan melihat cara mengatasi segala sesuatu lebih cepat dari biasanya. Benar, perlu berhati-hati di sini - tentukan tenggat waktu realistis Anda (jangan coba-coba bekerja sepanjang hari dalam dua jam) dan jangan memaksakan diri jika Anda tidak bisa mengelola tugas dalam waktu yang ditentukan: Anda tidak bekerja dalam tekanan konstan dan tidak panik.
Luangkan lebih sedikit waktu dengan tugas-tugas yang tidak penting.
Tidak semua tugas kerja sama pentingnya - jadi tidak layak menghabiskan waktu yang sama untuk itu. Simon Reynolds, seorang mentor bisnis, menyarankan untuk meninggalkan sepuluh menit atau bahkan kurang untuk tugas-tugas kecil: paling sering mereka tidak memerlukan kinerja yang sempurna, sehingga Anda dapat menyumbangkannya untuk melakukan tugas yang lebih penting. Menurut Reynolds, seseorang dapat menghemat hingga 90 menit sehari - yang utama adalah mencoba untuk mengurangi waktu untuk tugas-tugas dengan sengaja beberapa kali sehari. Selain itu, salah satu cara terbaik untuk memasukkan ritme pada awal hari kerja adalah dengan melakukan yang kecil (ini penting!) Dan bukan tugas yang paling sulit. Ini sebanding dengan latihan pagi hari: Anda akan merasa lebih baik dan dapat melakukan hal-hal lain.
Teknik lain yang bermanfaat - coba habiskan untuk membuat keputusan sebentar. Kita sering menghabiskan banyak waktu untuk memikirkannya, tetapi tidak selalu keputusan yang dibuat menjadi lebih baik. Jika Anda memperhatikan bahwa Anda sering mengetahui keputusan yang tepat, tetapi membutuhkan waktu, cobalah untuk menetapkan tenggat waktu 60 detik bagi diri Anda sendiri.
Pilih skema manajemen waktu yang cocok.
Ada banyak teknik untuk membantu Anda menjadi lebih produktif dan membangun hari Anda dengan lebih baik - yang terpenting adalah menemukan sendiri. Salah satu yang paling umum adalah "teknik tomat" (penciptanya menggunakan timer dalam bentuk tomat). Ini didasarkan pada logika sederhana: kita perlu waktu untuk terlibat dalam pekerjaan dan melakukannya secara efektif, dan waktu untuk beristirahat. "Teknik tomat" menyiratkan bahwa Anda membagi pekerjaan Anda menjadi balok - "tomat".
Anda perlu mengatur timer selama 25 menit (ini adalah satu "tomat"), di mana Anda hanya akan terlibat dalam pekerjaan, tanpa terganggu oleh hal lain. Setelah timer berdering, istirahat lima menit, dan kemudian mulai blok baru. Setelah tiga atau empat blok 25 menit, ambil jeda yang lebih lama dan istirahat selama 15-30 menit.
Anda tidak harus benar-benar mematuhi angka-angka ini: interval waktu dapat berupa apa saja, hal utama tidak terlalu pendek - jika tidak, Anda tidak akan punya waktu untuk melakukan sejumlah pekerjaan tanpa terganggu. Teknik ini sangat efektif: untuk satu blok waktu di mana Anda tidak melakukan apa pun selain bekerja, Anda dapat menangkap lebih banyak. Selain itu, dalam "tomat" Anda dapat mengukur berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk tugas tertentu - dan lebih baik merencanakan waktu Anda.
Pikirkan tentang apa yang bisa Anda tolak
Penting untuk secara memadai dan ketat menilai jumlah pekerjaan Anda - maka itu akan menjadi lebih cepat. Pelatih Mark McCartney menyarankan dengan darah dingin untuk membuang semua hal yang tidak perlu: nilai tugas Anda yang paling penting dan penting, dan yang dapat Anda tinggalkan dengan aman (baik, atau coba didelegasikan). Menurut McCartney, sangat sering kita sepakat untuk melakukan sesuatu pada mesin, tidak memikirkan mengapa tugas ini penting dan apakah itu sangat penting.
Pendekatan kritis membantu membuat hidup Anda lebih mudah dan memprioritaskan. Dalam praktiknya, rekomendasi ini terutama berkaitan dengan e-mail - pikirkan tentang bagaimana Anda dapat mengoptimalkan proses (misalnya, gunakan templat atau balasan otomatis untuk email yang tidak memerlukan respons yang bijaksana) dan apakah semua pesan layak dijawab atau tidak.
Beristirahatlah
Anda sudah tahu ini: orang yang lelah tidak bisa bekerja secara efektif. Seringkali, untuk melakukan lebih banyak, kami berusaha untuk bekerja lebih lama dan tanpa jeda, meskipun ada baiknya melakukan sebaliknya. Siapa pun yang meninggalkan kebiasaan siswa untuk tidur beberapa jam sehari tahu dari pengalaman bahwa jika Anda cukup tidur dan istirahat dari pekerjaan di malam hari, Anda akan menjadi jauh lebih produktif dan dapat melakukan lebih banyak daripada jika Anda datang untuk bekerja setengah tidur. Juga, jeda sebanyak mungkin. Pada saat yang sama (dan Anda juga tahu ini) jeda harus berkualitas tinggi: Anda tidak boleh menggunakan smartphone atau mulai membalik-balik Facebook - lebih baik untuk menjauh dari komputer untuk sementara waktu dan mengalihkan perhatian dari arus informasi.
Jujurlah dengan diri Anda sendiri
Mungkin saran yang paling penting: hanya Anda yang bisa mengerti apa yang menghambat produktivitas Anda. Seringkali kita memiliki lebih sedikit waktu karena kebiasaan yang sudah mapan - dan di sini kita harus jujur mengakui bahwa itu pantas untuk diubah. Ketika Anda mulai bekerja, apakah Anda menghabiskan dua puluh menit untuk terlibat dalam proses itu? Apakah Anda suka minum kopi dengan rekan kerja setelah makan siang? Terus berpindah antar tugas dan tidak bisa berkonsentrasi pada satu hal? Menempel utusan? Anda tahu apa yang harus dilakukan.