Daftar periksa: 8 tanda bahwa Anda tidak tahu bagaimana mengalokasikan waktu
alexander savina
Tampaknya akan mengevaluasi efektivitas keterampilan manajemen waktu sangat sederhana: jika Anda memiliki waktu untuk melakukan semua pekerjaan dalam periode yang ditentukan atau mampu mempercepat dalam situasi kritis dan melakukan tugas secepat mungkin, maka semuanya beres. Tetapi kadang-kadang masalah dengan alokasi waktu tidak begitu jelas - misalnya, jika Anda punya waktu untuk semuanya, tetapi dari waktu ke waktu Anda merasa bahwa Anda bertindak pada batas kemungkinan. Kami memahami bagaimana memahami ini - dan apa yang harus dilakukan tentang itu.
1
Anda tidak dapat memperkirakan berapa lama tindakan Anda akan dilakukan.
Jika Anda menyadari bahwa Anda sangat terlambat selama lima hingga sepuluh menit (untuk bekerja, bertemu dengan teman, dan di mana pun Anda berada), mungkin masalahnya adalah Anda tidak sepenuhnya memahami berapa banyak waktu Anda memiliki tugas yang berbeda. Ini terjadi - Anda tampaknya yakin bahwa masalahnya sederhana, dan hanya pada akhirnya Anda menyadari bahwa Anda akan membutuhkan tambahan sepuluh menit.
Kabar baiknya adalah Anda dapat mengatasi hal ini: jika Anda melihat kecenderungan untuk merencanakan semuanya pada saat yang bersamaan, cukup berbaring di setiap kasing dua kali waktu - atau setidaknya lima belas menit tambahan itu. Banyak orang menggunakan teknik ini ketika merencanakan hari kerja mereka: ingatlah bahwa force majeure yang tidak terduga selalu dapat dimasukkan ke dalam daftar tugas yang harmonis.
2
Anda tidak memiliki rencana yang jelas untuk hari itu.
Daftar yang harus dilakukan adalah salah satu alat manajemen waktu yang termudah dan paling efektif: berkat itu, Anda dapat dengan mudah memahami berapa banyak waktu yang telah Anda habiskan untuk tugas dan di mana sistem crash. Semua ini, tentu saja, tidak berarti bahwa Anda harus menghitung hari hingga menit - tetapi setidaknya untuk memahami daftar pertanyaan dan berpikir tentang apa dan dalam urutan apa Anda akan terlibat selalu berguna.
Banyak di dalam pekerjaan dan di luar itu terhambat oleh perasaan bahwa ada terlalu banyak masalah dan tidak jelas mana yang harus diambil. Buku harian atau rencana bisnis akan menyelesaikan masalah ini dan menambahkan spesifik pada hari itu: daftar barang jauh lebih sedikit daripada kekacauan di kepalaku.
3
Anda takut mendelegasikan
"Jika Anda ingin melakukan sesuatu dengan baik, lakukan sendiri" - sebuah ide yang populer, tetapi bukan yang paling produktif: selalu ada risiko mengumpulkan begitu banyak hal sehingga Anda tidak bisa mengatasinya. Jika Anda terbiasa mengikuti proses dari awal hingga akhir dan tidak siap untuk melepaskan kendali, tetapi ini mulai mengganggu produktivitas, pertimbangkan apakah sudah waktunya untuk mendelegasikan sebagian tugas kepada orang lain.
Dan jika Anda melepaskan pertanyaan pekerjaan, Anda belum siap, maka sangat mungkin untuk mempercayakan pembersihan kepada orang lain, dan alih-alih memasak setelah seharian sibuk memesan makanan di rumah. Waktu luang dapat dihabiskan untuk istirahat - untuk menjadi lebih produktif di hari berikutnya.
4
Anda tidak memprioritaskan
Untuk mengoptimalkan waktu, tidak cukup memahami apa yang perlu Anda lakukan dalam sehari - Anda juga perlu mengevaluasi apa yang penting untuk dilakukan saat ini dan apa yang bisa menunggu. "Sangat sering kami menunda tugas-tugas penting, yang memberi tekanan pada kami - karena upaya mental yang kami harus lakukan agar berkonsentrasi pada mereka," kata pelatih Kimberly Medlock.
Lebih mudah untuk menanggapi selusin surat, meskipun mereka tidak memerlukan reaksi yang mendesak, daripada mengambil laporan besar dan penting yang perlu disampaikan sesegera mungkin - meskipun lebih produktif untuk memperhatikan yang kedua. Jika ini adalah kasus Anda - cobalah untuk mempertimbangkan kembali prioritas: tidak peduli betapa sulitnya untuk mengambil sebagian besar pekerjaan, Anda pasti akan berterima kasih kepada diri sendiri bahwa Anda melakukannya.
5
Anda mencoba melakukan sepuluh hal sekaligus.
Tidak semua ahli menganggap multitasking sebagai ide yang bagus. Dan jika mudah untuk mengatasi dua kasus mekanis (misalnya, mendengarkan podcast dan secara bersamaan), dua tindakan yang memerlukan perhatian terus-menerus (misalnya, menonton serial TV dan mencoba menanggapi email pada saat yang sama) lebih sulit untuk digabungkan - kemungkinan besar Anda akan dengan cepat beralih dari satu tugas ke tugas lainnya.
Berlawanan dengan apa yang didiktekan oleh logika, Anda mungkin akan lebih cepat mengatasi kasus ini jika Anda hanya memperhatikannya. Anda dapat mencoba "teknik tomat" yang terkenal: mulai timer selama dua puluh lima menit dan jangan terganggu oleh apa pun saat ini - ketika waktunya habis, Anda dapat mengambil istirahat lima menit.
Anda dapat mencoba metode yang tidak terlalu ketat - misalnya, untuk mengalokasikan waktu tertentu untuk tugas tertentu (tenggat waktu membuat Anda bekerja lebih cepat - hal utama adalah jangan melatih berlebihan) atau hanya mencoba meminimalkan rangsangan eksternal. Mulailah dengan email: alih-alih bergegas memeriksa sekali setiap setengah jam, sisihkan beberapa menit dua atau tiga kali sehari.
6
Anda tidak santai
Setelah masa pelajar, banyak yang akan menghadapi penemuan yang sulit: jangan tidur sepanjang malam, dan kemudian, seolah-olah tidak ada yang terjadi, mereka tidak dapat melakukan bisnis. Anda sendiri mungkin memperhatikan bahwa pada hari-hari ketika Anda tidak cukup tidur atau hanya sangat lelah, Anda lebih sering teralihkan perhatiannya, dan pekerjaannya menjadi jauh lebih lambat daripada yang seharusnya.
Dalam kasus seperti itu, selalu ada risiko jatuh ke dalam lintasan berbahaya ketika Anda menyadari bahwa Anda melakukan sangat sedikit di siang hari dan menyelesaikan hal-hal larut malam - sehingga Anda tidak mendapatkan cukup tidur pada hari berikutnya dan bekerja kurang dari yang Anda bisa. Jika Anda mengetahui hal ini, ketahuilah bahwa penolong terbaik produktivitas adalah mimpi yang baik (jangan lupakan kebersihannya!).
7
Anda tidak tahu bagaimana mengatakan tidak
Terlalu banyak tugas yang tidak mungkin diselesaikan: mencoba melakukan semuanya sekaligus, pada tahap tertentu, Anda mungkin harus mengorbankan kualitas atau persyaratan. Selalu ada orang-orang di sekitar Anda yang meminta bantuan atau layanan, bagi Anda tampaknya tidak ada yang salah dengan satu bisnis kecil - sampai Anda menyadari bahwa banyak permintaan mengganggu bisnis Anda, jauh lebih penting bagi Anda.
Sangat mudah untuk melebih-lebihkan berapa banyak tugas yang dapat Anda ambil, serta membuat kesalahan dengan waktu yang dibutuhkan untuk mereka - dan semua ini, pada gilirannya, dapat menyebabkan kelelahan. Itulah mengapa sangat penting untuk belajar mengatakan "tidak" pada waktunya: lebih baik segera menolak untuk melakukan sesuatu daripada mengisi tenggat waktu, melakukan semuanya dengan buruk, atau hanya untuk kelelahan.
8
Anda mencoba membuat ulang ritme Anda
Nasihat yang paling sering terdengar tentang produktivitas adalah: "Bangun pagi-pagi dan lakukan lebih banyak di pagi hari" - inilah yang seharusnya dilakukan oleh Anna Wintour, Tim Cook dan Richard Branson. Mungkin terinspirasi oleh teladan mereka, Anda bangun jam lima pagi untuk berlatih, bertemu dengan pacar Anda saat sarapan dan sudah berada di meja kantor pada jam sembilan - tetapi alih-alih keceriaan dan kemauan untuk segera mengakhiri masalah Anda merasa kewalahan dan lelah.
Sayangnya, tidak ada resep universal untuk produktivitas. Ada kemungkinan bahwa akan lebih mudah bagi Anda untuk berlatih dan bertemu dengan teman-teman bukan pagi-pagi, tetapi di malam hari setelah bekerja - dan puncak produktivitas Anda bukan pada pukul sembilan pagi, tetapi pukul tiga sore, setelah istirahat makan siang. Alih-alih mencoba menjadi seekor burung, dengarkan tubuh - jadi Anda akan merasa jauh lebih baik.
Foto: cherylvb - stock.adobe.com, Nomad_Soul - stock.adobe.com