Untuk sementara tidak tersedia: Mengapa dan bagaimana memanggil orang di era pengirim pesan instan
Sekitar dua puluh tahun yang lalu frasa "Panggil aku ketika kamu berkendara ke pondok" akan menyebabkan setidaknya kebingungan. Smartphone telah menjadi bagian alami dan tak terpisahkan dari gerakan kami: sekarang kami dapat dihubungi di mana saja dan ini merupakan nilai tambah yang besar. Tapi ini juga minus - sekarang kita bisa dihubungi di mana-mana. Kami mulai memperlakukan masalah ruang pribadi dan komunikasi bisnis secara berbeda: beberapa orang benar-benar berhenti menggunakan telepon untuk menelepon, menganggapnya tidak senonoh, kuno, dan tidak pantas.
Telepon telah banyak berubah dalam hidup kita dan, antara lain, memungkinkan kita untuk berhenti membicarakannya pada akhirnya. Hanya beberapa tahun yang lalu, pertanyaan "Apakah sopan memanggil kolega atau mitra bisnis?" tidak muncul. Ini nomornya, Anda dapat menelepon dari sepuluh hingga enam, jika dia tidak mengangkat telepon, itu berarti dia pergi makan malam, akan kembali ke tempat kerja dan menelepon kembali ketika dia mendengar pesan di mesin penjawab. Dan jika kita tidak memiliki nomor kantor, tetapi nomor ponsel, apakah mungkin untuk menelepon? Dan jika dia bekerja dari rumah dan dia memiliki anak kecil? Bagaimana jika dia sedang rapat? Mungkin lebih baik mengirim SMS dulu? Atau bahkan menulis di Twitter? Saat ini, etiket telepon baru lahir, dan peraturan tidak hanya menyangkut telepon, tetapi juga pengirim pesan instan, email, dan banyak lagi.
Suara atau teks?
Penulis dan editor Business Insider, Nicholas Carlson, mengakui bahwa dia membaca sebagian besar email melalui aplikasi di smartphone-nya dan berjalan seperti ini: dia memberikan jawaban yang sangat cepat dan singkat untuk 5% dari email; jika pengirim sangat penting, tulis surat tanggapan yang diperluas (1% kasus), kirim pesan ke arsip tanpa membacanya (74% kasus), berikan waktu kepada dirinya sendiri, biasanya satu atau dua hari, untuk memikirkan jawabannya (20% kasus). Yaitu, email itu, di atas segalanya, lambat. Saluran komunikasi apa pun yang melibatkan banyak surat tidak terlalu cepat.
Tetapi bagaimana jika Anda perlu mencari solusi lawan bicara Anda saat ini? Bisakah saya menghubungi nomor? Konsultan bisnis Cyrus Stoller percaya bahwa, karena semua orang sekarang menggunakan smartphone, kita perlu memperluas saluran komunikasi kita, tetapi menggunakannya sesuai dengan kebutuhan kita. Dia mengatakan: "Apakah Anda ingin mendapatkan jawaban dari saya dalam tiga puluh menit - melakukan panggilan telepon. Dalam dua jam - menulis SMS. Dalam sehari - mengirim pesan melalui kurir instan. Dalam satu hari atau lebih lambat - tulis email." Di telepon, ia mengatakan yang berikut: "Ketika memutar nomor saya, Anda bisa seratus persen yakin bahwa saya akan mengerti apa yang ingin Anda katakan kepada saya, dan bahwa saya menerima pesan Anda. Jika Anda ragu untuk menjauhkan saya dari apa yang saya lakukan, mungkin itu tidak begitu penting. "
Ketika jelas tidak menelepon
Apakah ada aturan kapan Anda bisa dan kapan Anda tidak bisa menelepon? Bahkan, mereka sedang dibentuk sekarang dan, seperti pada tahap transisi apa pun, mereka belum diperbaiki. Aturan yang kurang lebih mapan adalah: jika ini bukan percakapan yang sangat penting dan mendesak, maka lebih baik untuk menulis terlebih dahulu. Tetapi ada beberapa kasus ketika jelas tidak layak memanggil nomor seseorang pada masalah bisnis. Misalnya, jika Anda menerima nomor telepon dari seorang teman (kolega) dan orang yang memberikannya kepada Anda tidak menentukan apakah orang asing dapat menelepon dengan bebas - dan jumlah orang yang Anda butuhkan tidak tersedia untuk umum. Dalam hal ini, lebih baik untuk memeriksa dengan sumber apakah mungkin untuk merujuknya.
Jangan menelepon jika jam lebih dari tujuh di malam hari. Ya, ada kemungkinan bahwa ini adalah masa kanak-kanak bagi Anda, dan Anda baru saja mulai terlibat dalam alur kerja, tetapi banyak orang di usia tujuh malam lebih memilih untuk membuang pertanyaan-pertanyaan pekerjaan dari kepala mereka untuk dikembalikan kepada mereka keesokan paginya.
Jangan menelepon jika pertanyaan yang Anda minati perlu dipikirkan. Apakah Anda ingin bekerja untuk perusahaan kami? Berapa Anda bersedia membayar untuk layanan kami? Jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan ini sulit untuk diberikan dengan terburu-buru, jadi berikan orang itu waktu untuk berpikir. E-mail paling cocok untuk tujuan ini.
Jangan gunakan telepon jika kolega atau rekan Anda adalah milenial. Karyawan muda sering mengakui bahwa mereka menganggap panggilan tiba-tiba tanpa email sebelumnya sebagai invasi terhadap ruang pribadi mereka, dan banyak perusahaan besar benar-benar meninggalkan telepon di tempat kerja karyawan mereka.
Kapan lebih baik menggunakan telepon
Oke, ada kalanya Anda tidak bisa melakukannya tanpa telepon. Misalnya, jika Anda perlu mencapai struktur negara. Sesuatu memberi tahu Anda bahwa jika Anda men-tweet mereka, Anda harus menunggu lama untuk jawabannya. Sangat panjang
Panggil, jika Anda memiliki masalah yang sangat mendesak dan penting, dan Anda tidak yakin orang itu menanggapi pesan dengan cepat. Atau jika kolega Anda sendiri mengatakan bahwa telepon untuknya adalah saluran komunikasi yang paling disukai. Di dunia yang ideal, semuanya seperti ini - orang-orang bertemu dan berkata satu sama lain: "Nama saya Alexander, dan saya suka dipanggil dan tidak diposting ke Facebook." Atau sebaliknya: "Saya Tatiana, saya benci berbicara di telepon dengan orang asing." Selain itu, ada baiknya menelepon jika Anda telah setuju untuk menelepon pada waktu tertentu.
Apa yang harus saya katakan?
Sangat sering, setelah menelepon ke pelanggan, kami tersesat, mulai bingung dalam kata-kata dan bahkan lupa apa yang ingin kami katakan. Untuk menghindari hal ini, disarankan untuk mengingat sedikit memo. Pertama, perkenalkan diri Anda. Ketika seseorang pertama kali menelepon untuk membahas pertanyaan bisnis, ia sering lupa untuk memberikan nama atau perusahaan tempat ia bekerja, meninggalkan lawan bicara untuk tersiksa oleh dugaan. Katakan saja: "Selamat siang, nama saya Ekaterina Ivanova, saya dari perusahaan ..." Jika Anda sudah pernah bertemu sebelumnya dan tidak yakin orang itu mengingat nama Anda, beri tahu kami persis di mana Anda berpapasan. Sesuatu seperti: "Selamat siang, ini Marina, kami bertemu dengan Anda di sarapan bisnis untuk balapan anjing."
Kedua, tentukan apakah nyaman untuk berbicara dengan teman bicara Anda: ia mungkin ada di konferensi, di pertemuan bisnis, di kamar mandi, setelah semua. Setelah Anda memperkenalkan diri dan yakin bahwa Anda siap mendengarkan, Anda bisa langsung ke intinya. Jujur, lupakan pertanyaan sopan seperti "Bagaimana kabar anjingmu?" Jika Anda bukan dokter hewan, tentu saja.
Bagaimana cara berbicara?
Jika Anda benar-benar perlu menyukai orang di ujung lain menara sel, gunakan teknik yang sangat sederhana namun efektif untuk ini. Untuk memulai, tersenyum dan duduk seperti itu sepanjang percakapan, bahkan jika rahang Anda lelah. Anda akan terkejut betapa banyak yang akan berubah setelah itu - senyum selalu terasa dalam percakapan telepon.
Teknik penting kedua - cobalah untuk berkonsentrasi penuh pada percakapan. Jika Julius Caesar ada di tempat Anda, ia akan berhasil menulis beberapa surat, membuka IP dan menyetujui sarapan bisnis dengan seorang rekan. Dan saya akhirnya akan meyakinkan lawan bicara bahwa dia tidak sopan, karena orang selalu merasa bahwa Anda tidak memperhatikan mereka. Jangan bermain solitaire, jangan menulis email, jangan minta seorang kolega untuk membelikanmu kopi - cukup curahkan dirimu pada percakapan hanya beberapa menit.
Semua orang tahu tentang metode ketiga, tetapi karena alasan tertentu jarang digunakan. Hubungi orang tersebut dengan nama. Jika Anda menelepon ke organisasi mana pun, dan suara mekanis berkata kepada Anda: "Halo, Elena - apa yang bisa saya bantu", ini berarti orang yang ada di telepon belum bangun, tenggelam dalam pikirannya dan tidak mendengarkan Anda. Katakan: "Halo, Elena, dan nama saya Anna," dan Anda akan melihat bahwa itu akan berhasil, seperti ciuman pada Putri Salju - lawan bicaranya akan hidup kembali.
E-mail dan pesan instan memberi orang-orang yang tidak suka berbicara di telepon (dan ada sangat, sangat banyak) kesempatan untuk menghindarinya. Dan panggilan telepon itu sendiri telah agak mendiskreditkan diri mereka sendiri - banyak orang tidak lagi mengangkat telepon jika nomor telepon yang tidak dikenal tercermin di layar: bagaimana jika tiba-tiba sebuah iklan lagi?
Ya, untuk sampai kepada kami sekarang jauh lebih mudah daripada dua puluh tahun yang lalu. Bahkan lebih mudah daripada beberapa tahun yang lalu, karena jumlah saluran komunikasi terus meningkat: WhatsApp, Telegram, Skype, Viber, Slack ... Tidak menanggapi pesan di messenger Facebook? Kami akan menulis kepadanya di Twitter, menelepon WhatsApp - dan seterusnya sampai smartphone orang yang malang itu keluar dari getaran dan tidak menyerah. Bersama dengan peningkatan jumlah saluran komunikasi, etiket penggunaannya juga berubah. Pernah sulit membayangkan bahwa Anda akan menulis kepada seseorang tentang masalah bisnis di Facebook, karena jejaring sosial adalah ruang pribadi semata. Hari ini sulit untuk membayangkan bahwa Anda akan mengambil dan memanggil orang asing seperti ini jika Anda memiliki, katakanlah, alamat emailnya.
Aturan dilahirkan sekarang. Mungkin hanya dalam beberapa tahun kita akan memiliki daftar pesan instan yang akurat, wajib untuk setiap jenis bisnis atau posisi, tetapi sejauh ini daftar ini tidak ada, kita bergerak secara intuitif. Percakapan telepon masih belum hilang, tetapi telah menjadi jauh lebih sedikit - bukan karena mereka buruk atau tidak nyaman, tetapi karena orang punya pilihan. Dan jika Anda tidak tahan berbicara di telepon, mungkin sekarang saatnya menunjukkan pada kartu bisnis Anda Skype, Telegram atau Twitter?
Foto: Aliexpress
